Comment définir les périodes de déclaration pour votre équipe

L’administrateur d’équipe peut définir une période de déclaration et des rappels afin de s’assurer que les membres de l’équipe envoient leurs rapports kilométriques dans les délais et pour la période concernée. Une fois que vous aurez défini une période de déclaration, tous les membres de l’équipe pourront la sélectionner et l’utiliser dans le menu du sélecteur de dates lors de la création d’un rapport.

Définissez les périodes de déclaration et les rappels par e-mail

1. Connectez-vous à Driversnote ou ouvrez l’application
2. Dans la barre de navigation Teams, cliquez sur Paramètres, puis sur Périodes de déclaration
3. Sous le menu déroulant Période, sélectionnez la période sur laquelle les membres doivent déclarer (annuelle, trimestrielle, mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire, quotidienne, deux fois par mois)
4. Cliquez sur l’option À partir du dans le menu déroulant pour sélectionner quand la période de déclaration doit commencer
5. Sélectionnez l’option Rappels de déclaration si vous souhaitez que nous vous envoyions un rappel un jour ouvré après la fin de votre période de déclaration. Si vous ne souhaitez pas recevoir de rappel, laissez simplement l’option désélectionnée.  Le rappel par e-mail inclura un aperçu du rapport pour tous vos trajets personnels et professionnels associés au lieu de travail sélectionné.
6. Vous pouvez aussi sélectionner l’option Autoriser uniquement les rapports basés sur une période, ce qui limitera les rapports aux seules périodes définies, à l’exclusion de toute autre date comprise entre ces dates. Lorsque cette option est activée, l’option Sélectionner dans le planning est supprimée des options de plage de dates lorsque vous créez votre rapport.
7. Cliquez sur Enregistrer

À la fin de chaque période, tous les membres de l’équipe recevront un rappel par e-mail les invitant à envoyer les trajets qui n’ont pas encore été soumis à l’équipe. Si un membre ne souhaite pas recevoir de rappels concernant les périodes de déclaration de son équipe, il peut les désactiver en personnalisant ses paramètres de notification par e-mail (en anglais) dans l’application mobile ou sur le site Web.

Modifiez la période de déclaration de votre équipe

Pour modifier une période de déclaration que vous avez définie, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sur le site Web Driversnote, accédez à Paramètres de l’équipe > Périodes de déclaration (vous pouvez aussi le faire depuis l’application)
2. Cliquez sur le lieu de travail de votre équipe
3. Modifiez la période de déclaration et/ou les paramètres de rappel
4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les modifications

Votre équipe est-elle configurée ?

Regardez la vidéo ci-dessous. Nous vous guidons à travers toutes les étapes de configuration d’une équipe.