Configurer les périodes et les rappels pour vos rapports kilométriques

Vous oubliez d’envoyer votre rapport kilométrique et vous aimeriez recevoir un rappel ?

Vous pouvez définir une période de déclaration personnalisée pour créer facilement des rapports kilométriques avec l’intervalle correct pour vos déductions et remboursements. Vous pouvez définir une période de déclaration annuelle, trimestrielle, mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire, quotidienne ou deux fois par mois. Vous pouvez choisir de recevoir une notification par e-mail lorsqu’il est nécessaire de créer un rapport.

Vous pouvez aussi sélectionner l’option Autoriser uniquement les rapports basés sur une période, ce qui limitera les rapports aux seules périodes définies, à l’exclusion de toute autre date comprise entre ces dates. Lorsque cette option est activée, l’option Sélectionner dans le planning est supprimée des options de plage de dates lorsque vous créez votre rapport.

Si vous faites partie d’une équipe, l’administrateur d’équipe peut définir une période de déclaration et un rappel pour le lieu de travail et tous les membres recevront une notification par e-mail lorsqu’il sera nécessaire de créer un rapport. 

Une fois que vous aurez défini une période de rapport, vous pourrez la sélectionner et l’utiliser dans le menu déroulant du sélecteur de dates lors de la création d’un rapport.

Vous pouvez voir la période de déclaration définie à partir du menu des paramètres.

Dans cet article

• Définir une période de déclaration dans l’application mobile
• Définir une période de déclaration sur le site Web
• Questions fréquentes

Définir une période de déclaration dans l’application mobile

1. Ouvrez l’application Driversnote
2. Accédez à Paramètres > Périodes de déclaration
3. Si vous avez plusieurs lieux de travail, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez définir une période de déclaration
4. Cliquez sur l’option du menu déroulant Vos périodes de déclaration et sélectionnez à quelle fréquence vous devez déclarer votre kilométrage (annuellement, trimestriellement, mensuellement, bimensuellement, hebdomadairement, quotidiennement, deux fois par mois)
5. Cliquez sur l’option À partir du pour sélectionner quand la période de déclaration doit commencer
6. Sélectionnez l’option Rappels de déclaration si vous souhaitez que nous vous envoyions un rappel un jour ouvré après la fin de votre période de déclaration. Si vous ne souhaitez pas recevoir de rappel, laissez simplement l’option désélectionnée.  Le rappel par e-mail inclura un aperçu du rapport pour tous vos trajets personnels et professionnels associés au lieu de travail sélectionné.
7. Vous pouvez aussi sélectionner l’option Autoriser uniquement les rapports basés sur une période, ce qui limitera les rapports aux seules périodes définies, à l’exclusion de toute autre date comprise entre ces dates. Lorsque cette option est activée, l’option Sélectionner dans le planning est supprimée des options de plage de dates lorsque vous créez votre rapport.
8. Cliquez sur Enregistrer

Définir une période de déclaration sur le site Web

1. Connectez-vous à Driversnote
2. Accédez à Paramètres > Périodes de déclaration
3. Si vous avez plusieurs lieux de travail, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez définir une période de déclaration
4. Cliquez sur l’option du menu déroulant Fréquence et sélectionnez la fréquence à laquelle vous devez déclarer votre kilométrage (annuelle, trimestrielle, mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire, quotidienne, deux fois par mois)
5. Cliquez sur l’option À partir du pour sélectionner quand la période de déclaration doit commencer
6. Sélectionnez l’option Rappels de déclaration si vous souhaitez que nous vous envoyions un rappel un jour ouvré après la fin de votre période de déclaration. Si vous ne souhaitez pas recevoir de rappel, laissez simplement l’option désélectionnée.  Le rappel par e-mail inclura un aperçu du rapport pour tous vos trajets personnels et professionnels associés au lieu de travail sélectionné.
7. Vous pouvez aussi sélectionner l’option Autoriser uniquement les rapports basés sur une période, ce qui limitera les rapports aux seules périodes définies, à l’exclusion de toute autre date comprise entre ces dates. Lorsque cette option est activée, l’option Sélectionner dans le planning est supprimée des options de plage de dates lorsque vous créez votre rapport.
8. Cliquez sur Enregistrer

Questions fréquentes

Q : Comment puis-je modifier ma période de déclaration ?

Vous pouvez modifier votre période de déclaration en accédant à Paramètres -> Périodes de déclaration et en cliquant sur le lieu de travail pour lequel vous avez défini une période de déclaration. Vous pouvez modifier la période ainsi que votre préférence pour les rappels par e-mail. Vous pouvez également les modifier directement dans le rapport.

Q : Sous quel format puis-je obtenir mon rapport kilométrique ?

Vous pouvez télécharger votre rapport kilométrique au format PDF ou Excel.

Q : Nous sommes le 1ᵉʳ du mois et je n’ai pas reçu mon rappel par e-mail ! Que se passe-t-il ?

Pour tous les rapports, nous envoyons la notification le premier jour ouvré suivant le début de la nouvelle période. Par exemple, si le 1ᵉʳ du mois tombe un dimanche et que vous recevez des rappels mensuels, celui-ci vous parviendra le lendemain, soit le lundi. 

Q : J’essaie de créer mon rapport, mais un message indique que j’ai atteint ma limite de trajets. Que se passe-t-il ?

Si vous recevez ce message, cela signifie que vous avez enregistré plus de 15 trajets pour le mois sur votre abonnement Free. Découvrez ce que vous pouvez faire pour mettre à niveau votre compte.

Si vous avez déjà payé votre abonnement Pro, mais que ce message s’affiche encore, plusieurs explications sont possibles. Vous faites partie d’une équipe ? Il se peut que vous deviez attribuer votre licence sur la page Teams. Sinon, contactez-nous à l’adresse support@driversnote.com. Nous serons ravis de vous aider !

Q : Ma période de déclaration est définie sur mensuelle, mais je dois créer un rapport pour toute l’année ! Que puis-je faire ?

Lorsque vous créez un rapport, vous pouvez modifier le filtre de date sur la période de votre choix. Vous pourrez alors choisir entre Année précédente ou Année en cours, ou encore sélectionner les dates de votre choix dans le calendrier. Assurez-vous que l’option Autoriser uniquement les rapports basés sur une période est désactivée.