Comment modifier les paramètres de déclaration de l’équipe

Des options sont disponibles pour modifier les paramètres de création d’un rapport dans le cadre d’une équipe et ce qui est visible dans ces rapports.

L’administrateur peut définir ces options pour l’ensemble de l’équipe, lorsqu’il utilise le lieu de travail de l’équipe. Les gestionnaires et membres d’équipe ne peuvent pas les modifier.

Pour accéder aux paramètres de contenu du rapport, connectez-vous à votre compte sur https://www.driversnote.fr, puis accédez à Paramètres de l’équipe > Contenu du rapport.

Vous pouvez également retrouver ces options dans l’application, sous Paramètres de l’équipe > Contenu du rapport.

Si vous avez plusieurs lieux de travail, vous devrez choisir les paramètres du rapport du lieu de travail que vous souhaitez modifier.

Trois ensembles d’options sont disponibles : Contenu du rapport, Trajets à vérifier et Informations requises :

Heure de début et de fin : ajoutera l’heure de début et de fin des trajets à vos rapports PDF et Excel.

Trajets manuels : les trajets ajoutés manuellement seront mis en évidence dans le rapport (par l’icône ci-dessous en ligne, ou par un Oui dans la dernière colonne du PDF enregistré).

Masquer les détails des trajets personnels : si vous sélectionnez cette option, les informations sur l’emplacement de début et de fin du trajet seront floutées et masquées dans toutes les vues du rapport, y compris lors de l’enregistrement du rapport au format PDF ou Excel. Vous verrez toujours la date, l’heure, la distance et la catégorisation, mais aucun détail sur les emplacements ou l’itinéraire réels du trajet. 

Itinéraire emprunté : la sélection de cette option ajoutera une icône permettant d’afficher l’itinéraire suivi sur une carte. Cette option est disponible uniquement si vous consultez le rapport en ligne (pas au format PDF ou Excel). Les trajets personnels afficheront aussi la carte, sauf si vous sélectionnez l’option Masquer les détails des trajets personnels ci-dessus. 

Journal des modifications : lorsque cette option est sélectionnée, un journal détaillé recensant toutes les modifications apportées aux trajets avant enregistrement est ajouté à chaque rapport. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette option, cliquez ici.

Une fois vos préférences sélectionnées, cliquez sur Enregistrer en bas des options.

Informations sur l’entreprise figurant dans les rapports : cette option vous permet de saisir un nom et une adresse alternatifs à afficher sur votre rapport.

Trajets depuis/vers le domicile : lorsque le membre d’équipe a saisi son adresse personnelle, les trajets depuis ou vers cette adresse seront consignés dans les rapports.

Trajets en dehors des horaires de travail : ces paramètres s’ajoutent aux horaires de travail existants, mais ils peuvent être utiles pour permettre aux administrateurs de voir combien de trajets se font en dehors des horaires de travail habituels (approuvés par l’entreprise).  

Trajets longs : lorsque cette option est sélectionnée et qu’une distance est renseignée, les trajets dont la distance est supérieure seront consignés dans les rapports.

Si l’option Informations requises est sélectionnée, les membres devront fournir des détails supplémentaires à chaque trajet :

Étiquettes requises : lorsque cette option est sélectionnée, des étiquettes doivent être ajoutées afin d’aider à identifier le trajet.

Notes requises : lorsque cette option est sélectionnée, une note (article en anglais) doit être ajoutée pour fournir des informations sur le trajet.

Voici à quoi cela ressemble dans le rapport.